Las 5 etapas que debe tener todo proyecto

Actualmente las grandes decisiones no se toman sin antes tener un previo estudio que nos indique qué, cuándo, dónde, cómo y sobre todo porqué se deben llevar a cabo las acciones que queremos realizar, este análisis no es otra cosa que el inicio de un proyecto.

Pero … ¿Qué es un proyecto?

De acuerdo al PMBOK del PMI (Project Management Institute) Un proyecto es definido como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único

. Que sea temporal no significa necesariamente que un proyecto sea de corta duración.

Definir proyectos es crucial para establecer expectativas realistas y trazar una visión clara para el ciclo de vida. Todo proyecto posee 5 etapas principales, cada una de las fases se compone a su vez, de una serie de ítems. Aunque los proyectos se puedan dividir en sub-fases, estas 5 etapas son invariables:

1.     Inicio

Es la primera fase del ciclo de vida del proyecto donde:

•      Se mide el valor y la viabilidad del plan.

•      Se lleva a cabo la Junta de Arranque del proyecto.

•      Se cuenta con la aprobación del Acta de Constitución del Proyecto por el cliente.

•      Se inicia la gestión de los interesados.

2.    Planificación

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa. 

Para detallar el proyecto se debe:

·     Conocer formalmente al equipo de trabajo asignado.

·     Crear el plan de comunicaciones.

·     Iniciar la gestión de los riesgos.

·     Crear las líneas base de tiempo y costo.

·     Y se lleva a cabo la reunión de arranque de proyecto con el cliente previo a la ejecución de las actividades establecidas.

3.    Ejecución

Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos.

Se enfoca en la gestión del equipo de trabajo, seguir el Plan de Proyecto, efectuar las comunicaciones de acuerdo con el plan, medir el desempeño del proyecto en comparación con lo planificado, gestionar y controlar las solicitudes de cambio.

En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:

·     Utilizar el Plan de Proyecto para guiar el trabajo.

·     Monitorear el progreso del proyecto.

·     Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles.

·     Gestionar los riesgos y los incidentes.  

“Comunicar”, “comunicar” y “comunicar”.

4.    Monitoreo y Control

Es la cuarta fase del ciclo de vida del proyecto que, en conjunto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan.  

5.    Cierre

Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de llevar a cabo el cierre administrativo del proyecto, para llevar a cabo esta evaluación, se suele usar un checklist:

·     Realizar los pagos finales.

·     Completar los registros de costos.

·     Reunir las lecciones aprendidas.

·     Actualizar los registros del proyecto.

·     Y finalmente celebrar el logro en conjunto con su equipo de trabajo.

Para mayor información consulta el siguiente video.

Por lo tanto si un proyecto no surge por una idea surge por un problema:

Albert Einstein dijo una vez: “no podemos resolver problemas usando el mismo tipo de pensamiento que usamos cuando lo creamos” y esta es la clave fundamental, los problemas se deben dimensionar adecuadamente, ¿por qué? Porque si exageras un problema puedes llegar a producir pánico y si ante un problema te relajas puedes hacer fracasar tu proyecto.

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